Osobno računalo zauvijek je promijenilo način poslovanja ljudi: za svaki važan zadatak tvrtke postoji softversko rješenje koje mu odgovara. Ako i dalje vodite računovodstvo svog poslovanja ručno, razmislite o velikim razlikama između toga i korištenja namjenskog računovodstvenog softvera. Digitalne tehnologije imaju velike koristi, ali te prednosti nose određene rizike. Sve ovisi o tome što najbolje odgovara vama i vašem poslu.
Točnost i dosljednost
Računovodstveni softver koristi automatizirane izračune kako bi osigurao da je vaša matematika uvijek u pravu. Uz to, računalno računovodstvo gradi dosljednost u vašem izvještavanju kroz standardizirane formate datoteka i uspostavljene tijekove rada. Računovodstveni softver jednako je pametan kao i korisnik, no prelazak na digitalno računovodstvo ne mora nužno jamčiti uklanjanje pogrešaka. Međutim, računarsko računovodstvo, kada se pravilno izvrši, točnije je od ručnog računovodstva.
Brzina ulaska
Nakon što implementirate računarsko rješenje za svoje poslovanje, vrijeme koje provodite radeći na računovodstvenim zadacima trebalo bi se znatno smanjiti. Unos podataka putem tipkovnice i puštanje računala da radi brže je od zapisivanja stvari i izračunavanja matematike kalkulatorom, a računovodstveni softver dolazi s raznim ugrađenim predlošcima dizajniranim za pojednostavljivanje postupka. Uz to, podaci uneseni putem računarskog računovodstva odmah su dostupni, što znači da ćete uvijek imati na raspolaganju najnovije brojeve. Loša strana je što će trebati neko vrijeme da se prilagodi korištenju novog softvera, što ublažava početno spremljeno vrijeme.
Sigurnost i sigurnost
Iako računovodstvene podatke možete zaštititi lozinkom i pohraniti na svoje radno računalo, ručno računovodstvo manje je sigurno jer se pisani dokumenti vremenom gomilaju i zahtijevaju sve veća rješenja za pohranu. Uz to, lako možete napraviti sigurnosnu kopiju digitalnih računovodstvenih podataka na vanjskom pogonu, dok ručne računovodstvene podatke morate kopirati ručno. Gubitak digitalnih računovodstvenih podataka manje je dramatičan od gubitka originalnih dokumenata, jer sigurnosne kopije možete oporaviti uz minimalnu muku. Međutim, računalni hardver je lomljiviji od stvarnih dokumenata, stoga morate poduzeti korake kako biste zaštitili svoje podatke u slučaju hardverskog problema.
Jednostavnost distribucije
U ručnom računovodstvu ručno izrađujete i distribuirate račune, račune i druge zapise. Digitalnim računovodstvom možete stvoriti isti niz dokumenata za mnogo manje vremena i ispisati onoliko kopija koliko vam je potrebno. Tada digitalne dokumente možete slati e-poštom, što vam omogućuje da ograničite količinu fizičkih medija koje vaša tvrtka zapravo mora koristiti. Pomoću računarskog softvera za računovodstvo lako je ispisati, kopirati i poslati sve dokumente potrebne vašem poslovanju. Međutim, ovo također olakšava zlonamjernoj stranci presretanje vaših podataka.
