Microsoft Outlook omogućuje vam stvaranje grupa kontakata, poznatih i kao popisi za distribuciju ili grupe e-pošte. Ako rutinski šaljete e-poštu istoj grupi ljudi, postavljanjem njih kao grupe kontakata omogućuje vam uštedu vremena slanjem e-pošte grupi umjesto unosa svih adresa. Također možete stvoriti grupu kontakata koja sadrži druge grupe kontakata. U većini slučajeva ne postoji ograničenje broja adresa e-pošte koje možete imati u Kontakt grupi.
Starije verzije programa Outlook
Outlook 2010 i novije verzije nemaju ograničenje broja adresa koje možete uključiti u kontaktnu grupu. U ranijim verzijama, maksimalni broj adresa koje možete uključiti u kontakt grupu ovisi o količini podataka pohranjenih za svaki kontakt. Tipična ograničenja su između 50 i 70 kontakata, ali mogu biti i do 25. Kontakt grupa može prestati s radom ako za članove dodate dodatne podatke o kontaktima, a u tom slučaju možete podijeliti grupu u dvije grupe kontakata.
Exchange i ostali poslužitelji pošte
Iako je broj adresa u kontaktnoj grupi neograničen, poslužitelj pošte može imati ograničenja. U korporacijskom okruženju poslužitelj Microsoft Exchange može imati maksimalne veličine za grupe kontakata. U kućnim i malim poslovnim okruženjima vaš davatelj internetskih usluga može blokirati e-poštu koja sadrži više od određenog broja adresa. Uz to, e-poštu koja sadrži velik broj adresa davatelji usluga e-pošte ili klijentski softver mogu označiti ili blokirati kao neželjenu poštu.
Privatnost i čitljivost
Kada e-poštu pošaljete grupi kontakata, Outlook zamjenjuje ime grupe e-adresama svih u grupi, tako da svi primatelji vide svačiju e-adresu. To može zauzeti puno prostora na vrhu e-pošte, a također pokreće zabrinutost zbog privatnosti. Ako je grupa, na primjer, igrački klub i svi se članovi poznaju, to je u redu; ali ako se članovi grupe ne poznaju, slanje e-adrese svima u grupi svima u grupi moglo bi biti ozbiljno, pa čak i nezakonito kršenje privatnosti. Da biste to izbjegli, koristite polje BCC, a ne polje TO, prilikom slanja grupi kontakata.
Kontaktna skupina nasuprot popisu za slanje
Kontakt grupa prikladan je način da jedna osoba rutinski šalje e-poštu grupi ili skupinama ljudi. Međutim, ako velika skupina ljudi često mora međusobno slati e-poštu, a posebno ako se želi privatnost, bolji je način popis rasprava o pretplatnicima ili program za slanje popisa jer su to internetski programi koji omogućuju bilo kojem članu za slanje e-pošte grupi koristeći jednu adresu e-pošte.
