Microsoft Office automatski sprema skrivene metapodatke i osobne podatke u sve dokumente koje stvorite pomoću programa Microsoft Office. U ovom postu naučit ćete kako ukloniti skrivene podatke i metapodatke iz dokumenata Microsoft Officea kako biste spriječili bilo koga da koristi te podatke.
Skrivene informacije u prilogu Office datoteka.
Microsoft Office prema zadanim postavkama sprema sljedeće podatke kad god kreirate i spremite datoteku Office dokumenta.
1. Ime autora, ime tvrtke, ime osobe koja je nedavno spremila dokument. Ostali podaci koji se mogu osobno identificirati (PII), poput zaglavlja e-pošte, informacija o slanju na pregled, listića za usmjeravanje i imena predloška.
2. Dijeljeni ili surađeni dokumenti mogu sadržavati revizijske oznake, komentare, napomene s tintom, imena ljudi koji su radili na dokumentu, komentare recenzenata i promjene koje su unesene u dokument.
3. Datum kreiranja dokumenta, datum izmjene dokumenta, revizije dokumenta, verzije dokumenta.
4. Naziv vašeg računala, naziv mrežnog poslužitelja ili tvrdog diska na kojem je dokument spremljen.
5. Skriveni tekst ili ćelije kojih možda niste svjesni.
Posljedice skrivenih podataka u Office datotekama
Osim prenošenja osjetljivih podataka, skriveni podaci priloženi vašim datotekama mogu stvoriti i nesporazume u slučaju da postoje nedosljednosti između onoga što osobno izvijestite o radu i onoga što dokument na kraju prenosi putem priloženih skrivenih podataka i metapodataka.
Na primjer, možete prijaviti klijentu da je vaša tvrtka potrošila 120 radnih sati za izradu dokumenta. Dok netko na strani klijenta može pristupiti skrivenim podacima priloženim vašem dokumentu i zaključiti da je dokument kreirala druga tvrtka, a netko u vašoj tvrtki jedva je proveo sat vremena gledajući dokument.
Iako je u poslovanju uobičajeno za podnajam, možda ne želite otkriti ove podatke svojim klijentima.
Druge situacije u kojima skriveni podaci mogu uzrokovati probleme
U drugim situacijama, postoje problemi s privatnošću u vezi s načinom na koji Microsoft Office unosi dokumente metapodatke i osobne podatke.
1. Možete prijaviti anonimnu žalbu samo ako otkrijete da su vaše ime i detalji dostupni putem datoteka skrivenih metapodataka.
2. Možete objaviti dokument na web stranici u nadi da ćete ostati anonimni. Međutim, nepoznati vam dokument imao je dovoljno podataka o vama u skrivenim metapodacima datoteka.
3. Možda su zaglavlja, podnožja, vodeni žigovi i skriveni tekst povezani s dokumentima. Oni mogu prenijeti osjetljive podatke, poslovne tajne i druge podatke o kojima možda ne želite biti otvoreni.
4. Vi ili drugi ljudi koji ste radili na stvaranju dokumenta možda ste uputili određene komentare / primjedbe koje možda nisu prikladne za slanje klijentu. Oni se mogu priložiti vašem dokumentu i možda neće biti očiti kada samo pregledavate dokument.
Stoga ima smisla provjeriti i očistiti skrivene metapodatke iz uredskog dokumenta prije nego što ih objavite na mreži ili pošaljete klijentu.
Uklonite skrivene podatke iz Office dokumenata
Evo kako možete pregledati i ukloniti skrivene podatke i osobne podatke iz uredskih datoteka stvorenih pomoću Microsoftovog sustava Office 2007, gdje su metapodaci skriveniji u odnosu na Office 2010 i 2013.
1. Otvorite datoteku iz koje želite ukloniti skrivene podatke.
2. Kliknite gumb Office na gornjem izborniku vrpce (Pogledajte sliku dolje)
3. Ukažite na Priprema i kliknite na Pregled dokumenta (Pogledajte sliku dolje).
4. Otvorit će vas se na ekranu Inspektor dokumenata, a zatim kliknite na Uvidi.
5. Windows će pregledati dokumente i prikazati rezultate pregleda (pogledajte sliku dolje).
6. Kliknite Ukloni sve u odjeljku Svojstva dokumenta i osobni podaci da biste uklonili sve svoje osobne podatke koje je Office priložio vašem dokumentu. Ovaj postupak možete proširiti na druge odjeljke koje želite ukloniti.
7. Na sljedećem zaslonu Windows će potvrditi uklanjanje svojstava dokumenta i osobnih podataka.
Kao što možete vidjeti iz "Napomena: Neke se izmjene ne mogu poništiti" nećete moći vratiti podatke koje ćete izbrisati ovim postupkom.
Stoga možete napraviti sigurnosnu kopiju za svoju upotrebu i referencu prije nego što očistite osobne podatke i druge podatke iz datoteke koju ćete poslati.
Uklonite skrivene podatke iz dokumenata iz sustava Office 2010 i 2013
1. Kliknite karticu Datoteka, a zatim kliknite Informacije.
2. Kliknite Provjeri probleme, a zatim kliknite Ispitaj dokument (vidi sliku dolje).
3. Možete ostaviti sve odabrane opcije označene kao i one ili odabrati odjeljke za koje želite ispitati dokument.
4. Kliknite Ispitaj i Office će pregledati dokument za odabrane skrivene metapodate.
5. Pregledajte rezultate pregleda dokumenta u dijaloškom okviru Inspektor dokumenta.
6. Kliknite gumb Ukloni sve pored rezultata pregleda vrsta skrivenih podataka koje želite ukloniti iz dokumenta.
Zaustavite Office od dodavanja podataka
Nažalost, doista ne postoji način podešavanja postavki i sprečavanja Microsoft Officea da sprema osobne podatke i metapodatke u datoteke.
No, u programu Office 2013 možete postaviti Office datoteku na kojoj radite da automatski uklanja meta podatke svaki put kad se datoteka spremi. Na taj način možete izbjeći šanse da se ne sjetite ukloniti skrivene podatke iz datoteke prije nego što je pošaljete klijentu.
1. Kliknite izbornik File.
2. Kliknite Opcije i odaberite kategoriju Centra za pouzdanost.
3. Kliknite gumb Postavke centra za pouzdanost i odaberite Opcije privatnosti.
4. Omogućite opciju "Ukloni osobne podatke iz svojstava datoteke na snimanju".
Napomena: Ponekad možete pronaći "Ukloni osobne podatke ...". opcija nije dostupna za označavanje. Ako je to slučaj, kliknite gumb Inspektor dokumenta (vidi sliku iznad), pustite da inspektor dokumenta ukloni sve skrivene podatke u prilogu dokumenta.
Zatim možete spremiti datoteku i pokušati ponovo pristupiti opcijama privatnosti Trust Center-a. Ovoga puta opcija bi trebala biti dostupna i trebali biste moći kliknuti potvrdni okvir.
Morate biti svjesni da je ova postavka ograničena samo na trenutnu datoteku i ne odnosi se na ostale datoteke koje ste stvorili prije ove postavke ili na nove datoteke koje ćete kreirati pomoću Microsoftovog ureda. Microsoft Office ne može postaviti ovu postavku kao zadanu ili je učiniti primjenjivom cijelom sustavu.
