Možete primiti e-poštu u kojoj pošiljatelj traži da pošaljete odgovor kako biste potvrdili da ste dobili njegovu poruku. Nema svatko mogućnost automatskog slanja povratnice kad otvorite njihovu e-poštu, pa ako sadrži hitne ili vremenski osjetljive podatke, moraju znati je li stigla u vašu pristiglu poštu. Također je ljubazno obavijestiti ljude da ste dobili njihovu poruku kada ste zatražili da vam pošalju dokumente ili druge podatke.
Korak 1
Pošaljite priznanje što je prije moguće. Pravovremeni odgovor presudan je u poslovnom svijetu, čak i ako podaci u e-pošti nisu vremenski osjetljivi.
Korak 2
Ako je potrebno, uredite naslov predmeta e-pošte. Na primjer, možda ćete trebati navesti da ste poruci priložili dokument ili da su ažurirani podaci uključeni u vaš odgovor. Ako ne trebate uređivati redak predmeta, polje "Re:" automatski će se popuniti obavještavajući primatelja na koju e-poštu odgovarate.
3. korak
Napišite cjelovitu rečenicu u kojoj ćete naznačiti da ste dobili poruku, kao i kada ćete poduzeti bilo što u vezi s njom. Profesionalnije je izjaviti: "Zdravo Steve, jutros sam primio e-mail. Javit ćemo se kasnije popodne" - što pošiljatelju daje do znanja da ćete mu se prioritetno obratiti - nego samo pisanju, "Shvatio. Hvala."
Obavijestite primatelja o svim relevantnim događajima. Ovdje možete obaviti dva zadatka odjednom: potvrditi originalnu e-poštu i primaoca držati u vezi s relevantnim informacijama. Nema smisla slati drugu e-poštu koja kaže: "Inače, sastanak u vezi s ugovorima koje ste mi poslali pomaknut je natrag na 16 sati", kada već vodite razgovor e-poštom u vezi s tom temom.
