Nepobitna je činjenica da e-pošta ima veliku važnost u modernoj poslovnoj komunikaciji. Svakodnevno se milijuni e-poruka šalju od tvrtki kupcima i dobavljačima, od zaposlenika do njihovih menadžera i od jednog suradnika do drugog. Postoji nekoliko razloga za prednost e-pošte u usporedbi s drugim načinima komunikacije.
Neposrednost
E-pošta se šalje i prima gotovo trenutno, bez obzira je li primatelj udaljen nekoliko vrata ili je udaljen tisuće milja. Zbog toga upotreba e-pošte pojednostavljuje unutarnju i vanjsku komunikaciju, čineći bržim i lakšim prijenos i širenje važnih podataka te omogućava ažuriranje statusa u gotovo stvarnom vremenu. Zauzvrat, kontinuirani protok relevantnih informacija čini zaposlenike i rukovoditelje učinkovitijima i produktivnijima, omogućujući brzi odgovor na bilo koji problem koji se može pojaviti.
Vođenje evidencije
Poruke e-pošte ostaju u korisničkoj pristigloj pošti, osim ako su namjerno izbrisane, a samostalni softver za e-poštu i usluge web pošte nude funkciju pretraživanja i filtre koji omogućavaju traženje određene poruke samo nekoliko sekundi. To stvara virtualni trag papira koji je daleko učinkovitiji od ispisanih dokumenata spremljenih u ladicu, što izuzetno olakšava izdvajanje važnih podataka iz komunikacije e-poštom.
Niski troškovi
E-pošta je jedan od najjeftinijih načina na koje poduzeće može koristiti za internu i eksternu komunikaciju. Mala poduzeća mogu se jednostavno prijaviti za besplatnu e-poštu s pružateljima usluga kao što su Gmail, Yahoo ili Hotmail; čak i za veće tvrtke opći troškovi održavanja namjenskog poslužitelja e-pošte relativno su niski. Razlika u troškovima posebno je upečatljiva kada se razmatra masovna komunikacija. Na primjer, troškovi ispisa i isporuke skupa marketinških letaka ili pisama mnogo su puta potrebniji za slanje podataka putem e-pošte.
Marketing
E-pošta omogućuje tvrtkama da učinkovito i djelotvorno šire informacije o svojim proizvodima i uslugama, kako postojećim, tako i potencijalnim kupcima. Na primjer, odjevna tvrtka mogla bi postaviti popis e-pošte na koji se svatko može pretplatiti, a zatim tjedno slati e-poštu svima s popisa s detaljima o novim dodacima u katalogu. Slično tome, tvrtka specijalizirana za poslovni softver može kontaktirati druge tvrtke izravno putem e-pošte kako bi ih upitala mogu li smatrati da su njihove usluge korisne.
