E-pošta, koja se učinkovito koristi, može biti jeftina i učinkovita metoda komunikacije unutar tvrtki. Međutim, mnoge stvari usput mogu poći po zlu zbog prirode e-pošte. Sveobuhvatna pravila o e-pošti mogu vam pomoći u definiranju pravilne upotrebe e-pošte, ali čak i ako poduzmete ovaj korak, i dalje ostavlja prostora za neučinkovitost i komunikacijske praznine.
Nesporazum
E-pošta kao oblik pisane komunikacije ne dolazi s najvažnijim neverbalnim znakovima odgovornim za velik dio našeg razumijevanja. Kao rezultat, sarkazam, humor i snažne emocije često ne nađu dobro čitatelju. Ponekad djeluje suprotno, čitatelj pripisuje osjećaje nečemu što nije napisano s tom namjerom. Oni koji nisu upoznati s e-poštom mogu pasti u velika slova ili upotrijebiti pretjerane interpunkcijske znakove da bi nešto istaknuli, ne sluteći da ti elementi nose osjećaje. To može dovesti do pogrešne komunikacije koja nepotrebno može ozlijediti radne odnose.
Izgubljeno vrijeme
E-pošta predstavlja priliku za odvraćanje pozornosti na poslu. Zaposlenici mogu nepropisno koristiti radnu e-poštu za slanje osobnih bilješki ili šala po uredu. Međutim, čak i ako e-pošta ostane primjerena za rad, to može odvući pažnju. Recimo da radite na projektu, na primjer, i otvorite svoj klijent e-pošte na radnoj površini - ako pročitate svaku e-poštu koja stigne i odgovarate na neke - projekt koji je možda potrajao dva sata može potrajati četiri. Iako je provjera e-pošte jednom ili dva puta dnevno možda učinkovitija i dostatna, mnogi smatraju da bi mogli propustiti nešto važno ako ne provjeravaju svoju pristiglu poštu stalno.
Problemi s prekidanjem veze
Prednost e-pošte je što joj možete pristupiti s bilo kojeg mjesta s internetske veze. Za neke tvrtke to može biti i ozbiljan nedostatak koji prijeti ravnoteži rada / života zaposlenika. Oni zaposlenici koji uvijek ostanu povezani s poslom izgorjet će brže od onih koji odvoje vrijeme za sebe. Možda neće provoditi kvalitetno vrijeme sa svojom obitelji ili prijateljima, a kao rezultat toga, mogu se osjećati stresnije i manje ispunjeni.
Trajni zapis
Oni koji koriste e-poštu za komunikaciju unutar tvrtki moraju voditi računa da korespondencija bude civilna i jasna. Uz e-poštu postaje lako otpisati brz, ljutit odgovor i poslati ga bez puno razmišljanja. Taj je brzi i neprijateljski odgovor sada zabilježen; ne možeš ga vratiti. Ako ga zaposlenici ili poslodavci podignu na sljedeću razinu i kažu nešto uvredljivo ili neprimjereno, to bi moglo poslužiti kao osnova za otpuštanje ili čak kao dokaz protiv njih na sudu. E-pošta dodaje sloj razdvajanja, dajući ljudima hrabrost da govore stvari koje možda neće reći osobno ili telefonom.
