Računovodstveni softver dizajniran je za automatizaciju većeg dijela računovodstvenog procesa. Svrha je olakšati, brže i preciznije računovodstvo. Iako softver služi svojoj svrsi, postoje nedostaci oslanjanja isključivo na tehnologiju za vaše računovodstvene potrebe. Zbog toga je važno razumjeti računovodstvene osnove, kao i kako koristiti računovodstveni softver.
Trošak
Kada koristite računovodstveni softver, morate kupiti softver i sve dodatne licence potrebne za druge korisnike i računala. Neki softver zahtijeva kupnju nadogradnji ili ažuriranja za dodatne značajke. Također morate osigurati da vaše računalo može pokretati softver. Ako ne, morat ćete nadograditi i svoje računalo.
Oslanjanje na računala
Ako se vaše računalo sruši ili podatke ošteti virus, nećete moći koristiti svoj računovodstveni softver dok se problem ne riješi. To također znači da nećete imati pristup unesenim podacima dok se računalo ponovo ne pokrene. Vaši se podaci također mogu oštetiti, što znači da ćete morati ponovo unijeti podatke ako niste napravili sigurnosnu kopiju datoteka. Osim toga, ako dođe do nestanka struje, vaš će softver biti neupotrebljiv ako niste na prijenosnom računalu s baterijama.
Prijevara
Računovodstveni podaci softvera zahtijevaju dodatne razine sigurnosti kako bi se spriječili problemi poput prijevare i pronevjere. Softver olakšava korisnicima izmjenu podataka, što olakšava ostvarivanje prijevara. Kao rezultat toga, povećana je potreba da interni revizori provjeravaju neispravnosti podataka. Također se moraju poduzeti sigurnosne mjere kako bi se ograničila količina nadzora koju korisnici imaju nad bilo kojim značajkama računovodstvenog softvera.
Dodatni softver
Većina računovodstvenog softvera zahtijeva da imate dodatni softver za pregled izvješća. Na primjer, neki programi omogućuju izvoz podataka u PDF datoteci ili Excel proračunskoj tablici. To korisnicima bez računovodstvenog programa omogućuje pregled podataka. Međutim, softver za gledanje može za korisnika predstavljati dodatni trošak.
Ljudska pogreška
Iako je lako zabilježiti brojeve pogrešno, još je lakše pogrešno upisati broj. Prebrzi unos podataka u računovodstveni softver može rezultirati ozbiljnim pogreškama. S programom koji izvodi izračune može biti teže pronaći uzrok problema. Proračunske tablice, digitalne knjige ili napisane knjige čine praćenje jednostavnijim i bržim.
Trening
Računovodstveni softver zahtijeva da odvojite vrijeme da naučite kako ga koristiti. Iako ste možda iskusni računovođa, ipak ćete trebati naučiti što čini svaka naredba gumba i izbornika kako biste učinkovito koristili računovodstveni softver. Ova krivulja učenja može rezultirati skupim pogreškama. U nekim slučajevima možda će biti potreban plaćeni trening da biste naučili kako izvršavati određene zadatke. Ako niste pametni, postupak bi mogao biti još teži.
Vrijeme
Mnogi računovođe smatraju da je potrebno više vremena za unos podataka u računovodstveni softver nego za njihovo pisanje ili upisivanje u proračunsku tablicu. Zbog detaljnih zaslona, postupak često traje duže, posebno za one koji softver ne koriste često ili su još uvijek novi u korištenju programa. Ako softver zahtijeva brojne korake za unos osnovnih podataka, vremenski zahtjevi mogu nadmašiti prednosti automatskih izračuna.
