Telefaksovi su svojedobno bili sveprisutni u uredskim postavkama, ali su u određenoj mjeri izašli iz mode pojavom e-pošte i tehnologije skeniranja. Međutim, neki se uredi i dalje oslanjaju na faks da bi dijelili papirnate dokumente koji trebaju potpis. Da bi se to olakšalo, dostupni su softverski alati za faksiranje za slanje faksova s računala. Budući da faks uređaji obično zahtijevaju modem, softverski faks modem omogućit će računalu slanje podataka o faksu putem telefonske linije na faks uređaj.
Osnove telefaksa
Telefaks radi slanjem digitaliziranih podataka o dokumentu putem telefonske linije. Faks uređaj skenira dokument i bilježi podatke kao tok bitova, jedinica i nula. Zatim se spaja na priključenu telefonsku liniju i poziva na drugi faks uređaj, slično kao što biste nazvali osobu pomoću telefonskog broja. Dva faksa komuniciraju putem telefonske linije i podaci o dokumentu putuju do drugog uređaja, koji sam ispisuje dokument.
Softverski modem
Faks uređaji trebaju telefonsku liniju za povezivanje i slanje podataka. Računalni modemi funkcioniraju na isti način, koristeći telefonsku vezu za povezivanje s računalnim poslužiteljima i slanje i primanje podataka. Ti su modemi nekada funkcionirali kao samostalni hardverski uređaji, koji su se postupno pretvarali u integrirane uređaje na matičnoj ploči računala. Kasnije je nastao "softverski" modem. Softverski modem oponaša funkcionalnost hardverskog modema, ali to u potpunosti čini softverom. Na taj način računalu nije potreban fizički modem, već samo softverski modem koji radi na operativnom sustavu.
Modemi za faks softverskih podataka
Kombinacijom softverskog modema i faks uređaja dobivate softverski faks modem integriran u operativni sustav. Umjesto da imate zasebni faks uređaj, poruke možete slati i primati putem softverskog faksa i podatkovne linije na računalu. To vam omogućuje slanje dokumenata drugim faks uređajima izravno s računala i primanje dokumenata na isti način. Zatim te dokumente možete ispisati ili poslati e-poštom po potrebi.
Prijave
Primarna prednost softverskog faks modema je uklanjanje potrebe za zasebnim faks uređajem. Još jedna prednost je neprimjetna integracija faks dokumenata sa softverom za rukovanje dokumentima. Nadalje, ovi faksirani dokumenti često dolaze na vaše računalo, najvjerojatnije kao TIFF, PDF ili JPEG. U tim slučajevima možete koristiti tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova za odvajanje likova od slike i pretvaranje dokumenta u računalno čitljiv tekst, što vam omogućuje uvoz dokumenta u razne programe za uređivanje teksta.
