Iako se to može činiti nimalo pametnim, zapravo postoji ponešto umijeća organiziranja poslovnog sastanka putem e-pošte. Ako planirate uključiti ručak u sastanak, morat ćete razmotriti još nekoliko stvari. Osnovna ideja ovdje nije pretjerano razmišljati o tome i gubiti dragocjeni posao ili osobno vrijeme s detaljima - ali istovremeno ćete željeti imati na umu potrebe i motivaciju druge osobe.
Korak 1
U naslov poruke e-pošte napišite relevantni podatak koji označava da je e-pošta pozivnica za ručak. U tom slučaju nemojte koristiti dosadna velika slova ili emotikone u retku teme - ili bilo gdje u poslovnoj komunikaciji. Umjesto toga, jasno i profesionalno navedite svoju svrhu; na primjer, možete jednostavno utipkati "Sastanak za ručak u srijedu?" ili nešto slično.
Korak 2
Započnite sa srdačnim i profesionalnim pozdravom. Ako s ovim poslovnim kontaktom imate osobno ime, u redu je da se u pozdravu obratite osobi s njezinim imenom, kao što je "Dragi Scott" ili jednostavno "Scott:". Ako osobu ne poznajete dobro, upotrijebite prezime i "Mr." ili "Gospođa"
3. korak
Izjavite da biste željeli upoznati tu osobu na datum ručka, a zatim recite zašto želite upoznati.
4. korak
Navedite nekoliko opcija za datum i vrijeme, na temelju vašeg poznavanja rasporeda osobe. Na primjer, ako se sastajete s vlasnikom restorana čiji restoran nudi posebnu ponudu petkom, ne tražite da se nađe u petak. Recite osobi dane i vrijeme kada ste dostupni, nudeći nekoliko dana ili vremena za odabir. Datum i vrijeme također možete prepustiti diskrecijskoj odluci druge osobe, ali to može značiti više e-mailova naprijed-natrag za stvarno odlučivanje o međusobno prikladnom datumu.
Korak 5
Predložite nekoliko restorana za koje smatrate da su prikladni za vrstu sastanka koji ćete imati. Na primjer, ako imate ozbiljne intimne detalje za razgovor o poslu te osobe, vjerojatno je loše predložiti sastanak u lokalnom pubu u kojem se redovito okupljaju svi njegovi prijatelji. Na isti način na koji ste predložili nekoliko datuma i vremena, predložite nekoliko mjesta kako biste drugoj osobi dali priliku da bira.
Korak 6
Obavijestite primatelja o svojim sljedećim koracima, kao i o svim detaljima koje bi mogao znati o vašem praćenju. Ako se morate javiti u određenom vremenskom roku kako biste mogli održati svoj raspored slobodnim, recite mu to na uljudan način. Ako ćete nekoliko dana biti izvan grada nakon e-pošte, obavijestite ga da ćete mu se javiti kad se vratite.
Odjavite se na srdačan način, poput "S poštovanjem" ili "Pozdrav". Ako na vaše e-adrese nije priključena linija za automatski potpis koja sadrži vaše podatke za kontakt, na dnu e-pošte obavezno navedite svoj telefonski broj i sve druge važne podatke za kontakt.
