Digitalno doba dalo nam je toliko načina za međusobnu komunikaciju - od tekstova do Skypea i između desetak tehnologija. I usmena i pisana komunikacija danas imaju svoje mjesto u poslu, a produktivan ured potiče etiketu u svim načinima komunikacije. Korištenje samo jednog ili drugog zaustavlja sposobnosti zaposlenika za učinkovitu komunikaciju s klijentima, kupcima i kolegama. Iako e-pošta može prikazati vašu pedantnu evidenciju o radu, nema emotikona koji je toliko učinkovit kao pravi osmijeh licem u lice kad razgovarate.
Zapisi
Postoji razlog zašto se e-poruke često prikazuju tijekom vladinih skandala; ne pokazuju samo ono što je netko rekao, već i kad je to rekao, pa kad vam treba trajni zapis o komunikaciji s nekim, e-pošta vam daje digitalni papirnati trag. Osim toga, sjećanja ljudi na razgovore mogu se vremenom razlikovati, možda neće oduzeti važne detalje iz usmene rasprave, a lakše je sigurnosno kopirati svoje stajalište u uredskoj situaciji kada imate digitalnu kopiju da to dokažete. Ako netko izbriše vašu e-poštu ili inzistira da je nikada nije primio, vaš jedini zapis može biti vaša mapa "Poslano". E-pošta također može biti učinkovit način pregleda povijesti projekta i tko je bio najcjenjenija imovina tima.
Razumijevanje
Komunikacija među suradnicima uključuje više od riječi. Kolege čitaju vaš izraz lica i vaš govor tijela i registriraju ton vašeg glasa tijekom razgovora. Kad ste licem u lice s nekim, prihvatite ove znakove i oni pomažu produbiti vaše razumijevanje značenja druge osobe. Iako dobro sročena e-pošta može biti izravna i jasna, ponekad se riječi na zaslonu mogu pogrešno protumačiti i izazvati uvredu, pogotovo ako pokušate sarkazam ili humor. Može vam trebati i manje vremena da jednostavno prošetate hodnikom ili podignete telefon i detaljno razgovarate o zabrinutostima nego što je potrebno za sastavljanje poduže e-pošte.
Emocija
Ponekad je jednostavno previše teško razgovarati o nekim situacijama sa suradnicima, a ljudi se često obraćaju e-pošti kako bi se izrazili, a da se ne uznemire. Imate vremena razmisliti što želite reći, a tu poruku možete prenijeti bez nervoze i mucanja. Imate vremena za izradu inteligentnog obrazloženog pitanja ili komentara. To, međutim, može biti dvosmjerna ulica, jer je nekim zaposlenicima lakše biti nesretni, vrijeđajući ili nepristojni kada komuniciraju putem e-pošte. Kad se emocije pojačaju, ljudi često šalju poruke koristeći riječi koje nikada ne bi koristili osobno.
Socijalne vještine
Pisanje e-pošte može omogućiti suradnicima da izbjegnu neugodne ili teške razgovore, ali im ne pomaže da nauče glavno rješavati problem. Iako se razgovor licem u lice ponekad može osjećati neugodno, iskustvo će taj osjećaj umanjiti. Razgovor sa suradnicima čini vas svjesnijom vlastite neverbalne komunikacije. Zajednički razgovor stvara veze u uredu i pokazuje poštovanje prema ljudima, bilo da je to pohvala za dobro obavljen posao ili upozorenje za neprihvatljivu situaciju.
