Mnogo poslovne komunikacije nekada je započinjalo rukovanjem, ali to više jednostavno nije slučaj. U 21. stoljeću postoji vjerojatnost da ste se "upoznali" i komunicirali s mnogim poslovnim i osobnim kontaktima, a da im nikada niste vidjeli lica. Mnoge od tih interakcija započinju komunikacijom putem e-pošte. Ako morate napisati e-poruku osobi koju ne poznajete, slijedite nekoliko osnovnih pravila kako biste bili sigurni da ćete ostati profesionalni i ne vrijeđati.
Korak 1
Upišite sažetu temu koja opisuje zašto pišete ovoj osobi. Budući da tu osobu ne poznajete, trebat će vam biti jasno zašto pišete. Ljudi u pristigle sandučiće dobivaju puno neželjene pošte, pa ako imate osobnu ili poslovnu vezu, možda bi bilo dobro to spomenuti u predmetu.
Korak 2
Upotrijebite "Gospođa" ili "g." i prezime osobe u pozdravu. Nikad ne pretpostavljajte da je žena udana ako ne znate sigurno da jeste; kao takva, "Gospođo" je neutralniji način obraćanja ženi. Ako niste sigurni u spol osobe, nemojte pogoditi; umjesto toga upotrijebite ime i prezime osobe. Ako želite, možete upotrijebiti "Poštovani", kao u "Poštovani gospodine Smith", ali također možete izostaviti "Dragi" i jednostavno upisati "Gospodin Smith:". Imajte na umu da će vam trebati zarez kada se koristi "Poštovani", a dvotočka kada nije.
U prvom retku e-pošte opišite razlog pisanja ili vezu koju imate s osobom. Mnogi ljudi neće proći prvi redak e-pošte ako pretpostave da je riječ o neželjenoj pošti; isto tako, neki ljudi čitaju e-poštu na mobilnim uređajima, koja ponekad prikazuje samo prvi redak e-pošte kada se e-poruke pregledavaju u formatu popisa. Izjavljujući svoju namjeru unaprijed, vjerojatnije ćete dobiti odgovor.
